SECTION I – GÉNÉRALITÉS

Article 1 : Dénomination sociale

La dénomination sociale de la corporation est : Association des libraires du Québec.

Le sigle officiel est : ALQ.

Article 2 : Objets

L’Association a pour objets de :

a) regrouper, pour leur bénéfice mutuel, les librairies vouées à la vente et à la promotion du livre francophone au Québec;

b) fournir à ses membres des services, des études, de l'information et des programmes pour le bénéfice et le développement des librairies au Québec;

c) développer, en partenariat avec les professionnels de l’industrie, la commercialisation et la promotion du livre francophone au Québec;

d) créer, recommander et promouvoir les pratiques et règles d’éthique de la profession de libraire;

e) s'assurer que la composition du conseil d’administration reflète aussi fidèlement que possible les différentes régions administratives du Québec;

f) collaborer aux échanges entre les éditeurs, les distributeurs et les autres professionnels de l’industrie du livre;

g) stimuler et supporter les libraires à promouvoir la lecture dans leur milieu;

h) stimuler et supporter les libraires à rencontrer leurs responsabilités culturelles et éducatives dans leur milieu respectif;

i) veiller à la protection et l’amélioration des intérêts des membres auprès des organismes ou des instances publiques concernés;

j) lutter contre toute forme de censure.

Article 3 : Siège social

Le siège social de la corporation est situé à Montréal, à l’adresse civique déterminée par le conseil d’administration.

SECTION II - LES MEMBRES

Article 4 : Catégorie de membres

L'Association regroupe trois catégories de membres: les membres actifs, les membres associés et les membres honoraires.

Article 5 : Membres actifs

Sont admissibles aux conditions suivantes :

a) toute librairie titulaire d’un agrément décerné par le ministère de la Culture et des Communications du Québec ou par l’organisme public responsable;

b) toute librairie répondant aux conditions et aux normes de l’agrément;

c) toute librairie intéressée à promouvoir les objectifs de l’Association;

d) toute librairie ayant acquitté sa cotisation annuelle ou spéciale.

e) Tout réseau de librairies qui répond aux conditions et aux normes de l’agrément, ne dépendant pas d’une société ou d’un groupe financier dont la logique est principalement financière, mais où les dirigeants de chaque succursale sont libres de consacrer la majeure partie de la marge bénéficiaire nette de l’entreprise, au financement de leur fonds de références respectif ainsi qu’au maintien de personnel en nombre suffisant, capable de choisir et conseiller.

f) Toute coopérative de travailleurs qui répond aux conditions et aux normes de l’agrément et intéressée à promouvoir les objectifs de l’Association.

NE POURRONT ETRE ADMIS :

1- les associations non commerciales sous quelque forme que ce soit;

2- les associations, clubs de lecture, les librairies postales et les librairies uniquement virtuelles;

3- les coopératives étudiantes.

Article 6 : Membres associés

En plus des membres actifs, le conseil d’administration peut admettre comme membres associés :

a) les librairies hors-Québec qui vendent des livres en langue française;

b) les associations de libraires hors-Québec oeuvrant dans le domaine du livre;

c) les librairies agréées vendant des livres de langue anglaise, dont les objectifs sont conformes à ceux de l'ALQ.

d) les librairies non agréées vendant des livres en langue française, dont les objectifs sont conformes à ceux de l'ALQ.

Les articles 8 et 9 leur sont applicables. Les membres associés n'ont pas le droit de vote et ne participent aux délibérations qu'à titre consultatif. Ils ne peuvent devenir membres du conseil d’administration, mais peuvent faire partie des comités.

Article 7 : Membres honoraires

L'Association peut décider à une assemblée des membres, sur proposition du conseil d’administration ou d’un de ses membres, de décerner à toute personne reconnue pour les services rendus à l’Association, ou à l’industrie du livre ou pour toute autre raison le justifiant, le titre de membre honoraire.

Les membres honoraires peuvent participer aux activités de l’Association et assister aux assemblées des membres. Ils n’ont pas le droit de vote et ne sont pas éligibles au conseil d’administration.

Article 8 : Cotisation

Le conseil d’administration fixe la cotisation annuelle des membres actifs et des membres associés.

L’assemblée annuelle ou extraordinaire des membres fixe toute cotisation spéciale additionnelle, à la suite d’une recommandation du conseil d’administration.

En cas de suspension, de radiation ou de démission d’un membre, la cotisation annuelle de ce membre reste due pour l’exercice en cours et toute cotisation est due, même celle imposée durant la suspension. Ces montants doivent être payés avant le 1er mai de chaque année.

Article 9 : Suspension et radiation

Le membre qui, pour quelque raison que ce soit, cesse de répondre aux conditions d’admission décrites à l’article 5 est suspendu d'office.

Le conseil d’administration peut prononcer la suspension et la radiation d’un membre de l’Association, pour les motifs suivants :

a) non-observation des règlements;

b) actes, gestes ou paroles publiques et privés pouvant porter préjudice apparent ou non-apparent aux opérations et à la réputation de l’Association, de ses membres ou de ses administrateurs.

Toutefois, avant de prononcer la suspension ou la radiation d’un membre, le conseil d’administration doit, par lettre recommandée, aviser le membre de la date et du lieu de l’audition de son cas, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre.

La suspension entraîne la perte temporaire de tous les droits et privilèges réservés aux membres de l’Association.

Article 10 : Retrait

Tout retrait doit être adressé par écrit au conseil d’administration. Le retrait d’un membre ne le libère pas de son obligation du paiement de toute somme due à la corporation avant que son retrait ne prenne effet. Aucune cotisation acquittée n’est remboursable.

Article 11 : Composition de la structure organisationnelle

La structure organisationnelle de l’Association est composée de :

a) l'assemblée des membres;

b) le conseil d’administration;

c) la direction générale;

d) les comités.

SECTION III – ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Article 12 : Composition

L’assemblée des membres se compose des membres actifs de l’Association dûment représentés par le propriétaire ou par un délégué officiel occupant un poste de gestionnaire au sein de l'entreprise. Le nombre de sièges réservés aux non propriétaires au conseil d'administration de l'association sera toutefois limité à deux.

Article 13 : Convocation

L’assemblée annuelle est convoquée obligatoirement une fois par année, et doit être tenue dans les six (6) mois de la date de clôture de l’exercice financier.

L’avis de convocation doit être envoyé à tous les membres au moins quinze (15) jours francs avant la date fixée de l’assemblée annuelle et dix (10) jours francs avant la date fixée d’une assemblée extraordinaire et contenir l’ordre du jour. De plus les irrégularités affectant l’avis de convocation ou de son expédition, l’omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un membre n’affecte en rien la validité d’une assemblée.

Article 14 : Quorum

Le quorum de l'assemblée annuelle et extraordinaire est constitué des délégués des membres actifs présents.

Article 15 : Vote

Seul le délégué officiel par membre actif a droit de vote. Cependant, le délégué officiel peut se faire accompagner d’une autre personne, laquelle pourra prendre part aux délibérations, mais sans droit de vote.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des délégués des membres présents sauf si une majorité supérieure est requise.

Le vote se prend à main levée à moins qu’un (1) membre présent réclame le scrutin secret, auquel cas le président de l’assemblée nomme les scrutateurs chargés de la réception et du décompte des votes, et dévoile ensuite les résultats du scrutin.

Article 16 : Assemblée extraordinaire

Le conseil d’administration peut à volonté convoquer l’assemblée en séance extraordinaire. Cependant, il est tenu expressément de le faire à la demande d’au moins dix pour cent (10 %) des membres actifs.

L’assemblée extraordinaire doit être convoquée dans les vingt et un (21) jours de la réception de la demande de convocation.

À la demande d’au moins dix pour cent (10 %) des membres actifs, une assemblée extraordinaire peut être tenue dans les dix (10) jours suivant sa convocation.

SECTION IV - CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 17 : Composition

L’Association est dirigée par un conseil d’administration composé de neuf (9) membres dont quatre (4) sont élus annuellement à l’assemblée annuelle des membres.

Article 18 : Représentation électorale des membres

L’élection des neuf (9) membres, prévue à l'article 17, se fait de la façon suivante :

§ au moins trois (3) membres provenant des régions administratives suivantes : Montérégie (région 16), Laval (région 13) et Montréal (région 06);

§ au moins cinq (5) membres provenant des autres régions administratives du Québec.

Article 19 : Élection

L’assemblée nomme un (1) président d’élection, un (1) secrétaire d’élection et deux (2) scrutateurs.

a) Élection des administrateurs :
Le président d’élection reçoit les propositions de candidatures (sans besoin d’appuyeur), demande la fermeture des candidatures avec proposeur et appuyeur, et demande l’acceptation des candidats par ordre inverse des réceptions de candidatures.

S’il y a autant de candidatures que de postes à combler, les candidats sont élus. Sinon, un vote secret déterminera par nombre de votes recueillis les administrateurs élus. En cas d’égalité un nouveau vote sera exigé pour élire un candidat.

b) Destruction des bulletins :
Le président d’élection demande une proposition, dûment appuyée, de détruire les bulletins de vote.

c) Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier représentent des librairies agréées au terme de la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (chapitre D-8.1). De plus, ils ne doivent pas occuper un poste similaire dans une autre association du domaine du livre.

Tout délégué d’un membre en règle est éligible ou rééligible comme membre du conseil d’administration.

Toutefois, les délégués des membres actifs absents lors de cette assemblée ne pourront être élus que s'ils ont fait savoir par écrit au conseil d’administration dans la mesure où il se conforme à l'article 12.

Article 20 : Durée des fonctions

Le mandat du président est de deux (2) ans. Il ne pourra être élu pour plus de deux (2) mandats consécutifs.

Le mandat des administrateurs est de deux ans et chaque administrateur demeure en fonction jusqu’à l’élection de son successeur sauf en cas de démission de sa part ou si le poste devient vacant par décès ou autrement.

Il demeure en fonction jusqu'à ce que son successeur ait été régulièrement nommé ou élu, à moins que, dans l'intervalle, il n'ait démissionné ou ait été exclu de l'Association, ou ait été suspendu d'office ou par décision du conseil d’administration en conformité des dispositions du présent règlement.

Article 21 : Remplacement

En cas de décès, de démission de la personne physique, le conseil d’administration pourra nommer un membre de son choix, pour terminer l'exercice en cours et remplir la fonction laissée vacante.

Si le membre actif est suspendu ou radié, le délégué perd sa qualité d’administrateur et le conseil d’administration pourra nommer un membre de son choix, pour terminer l'exercice en cours et remplir la fonction laissée vacante.

Article 22 : Avis de convocation

L’avis de convocation de toute assemblée du conseil d’administration peut être verbal. L’avis écrit de convocation sera d'au moins sept (7) jours mais d’au moins vingt-quatre (24) heures pour les réunions par conférence téléphonique. Tout administrateur peut renoncer par écrit à l’avis de convocation.

Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le directeur général soit par demande du président, soit à la demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration.

Article 23 : Vote

Les décisions se prennent à la majorité des membres présents. Le scrutin secret est de droit à la demande d’un membre. Le vote par procuration n’est pas permis.

Article 24 : Quorum

Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est la majorité simple des administrateurs en fonction dont au moins un (1) dirigeant.

Article 25 : Pouvoirs

Le conseil d’administration gère et administre l’Association. C’est lui qui embauche le directeur général, détermine ses mandats généraux et spécifiques, établit sa rémunération, évalue son rendement et renouvelle son contrat.

Le conseil d’administration veille au respect des règlements et des pratiques de la profession. De plus, il adopte des politiques de rémunération du personnel, des politiques en matière de procédures et d’opérations de l’Association et voit à l’encadrement nécessaire en matière de budgétisation et de contrôle budgétaire.

Il nomme les membres des comités permanents ou spéciaux, dont il fixe les attributions, ainsi que les délégués aux sociétés auxquelles l’Association est affiliée.

Il administre les fonds de l’Association :

a) à moins de délégation spéciale, deux (2) des trois (3) personnes suivantes: le président, le trésorier, et/ou le directeur général signent les chèques, lettres de change, traites et autres effets de commerce;

b) toutes les recettes doivent être déposées à l’institution bancaire choisie par le conseil d’administration; le timbre particulier de l’Association avec la mention «à déposer» suffit pour assurer la régularité de tels dépôts;

c) le trésorier ou le directeur général peuvent signer tout document exigé par la banque pour la remise à l’Association des chèques acquittés.

Le conseil d’administration convoque l’assemblée annuelle ou extraordinaire. Il y rend compte de ses travaux et de l’emploi des fonds de l’Association. Il fixe le montant de la cotisation annuelle et recommande toute cotisation spéciale à l’assemblée annuelle.

Le conseil d’administration peut former des comités et en nommer les membres.

Article 26 : Rémunération

En principe, les membres remplissent bénévolement toutes les fonctions qui leur sont assignées. Toutefois, le conseil d’administration peut, à sa discrétion, accorder une indemnité de fonction dans un cas exceptionnel, ainsi que fixer des frais de déplacement, d’hébergement et autres aux membres du conseil d’administration qui agissent pour l’Association.

Article 27 : Conflit d’intérêts

Tout administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur. Il doit dénoncer à l’Association tout intérêt qu’il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur. Cette dénonciation d’intérêt est consignée au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration ou à ce qui en tient lieu.

SECTION V - LES DIRIGEANTS

Article 28 : Élection des dirigeants

À sa première séance suivant l’assemblée annuelle, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, le conseil d’administration doit élire les dirigeants.

L’élection est effectuée, sans mise en nomination et par vote secret, parmi les administrateurs. Un président d’élection est nommé et déclare les candidats élus au poste de président, vice-président, secrétaire et trésorier; après quoi il détruit les bulletins de vote.

Article 29 : Tâches et fonctions des dirigeants

Outre les tâches et les fonctions qui leur sont dévolues en vertu de la loi sur les compagnies ou qui sont prévues ailleurs dans les présents règlements, les dirigeants exercent les autres tâches et fonctions qui leur sont de temps à autre confiées par le conseil d’administration.

SECTION VI – DIVERS

Article 30 : Exercice financierer

L’exercice financier de l’Association se termine le 31 décembre de chaque année ou à toute autre date que le conseil d’administration peut fixer.

Article 33 : Vérification

L’assemblée des membres désigne, sur recommandation du conseil d’administration, un vérificateur, chargé d’examiner et de vérifier, aussitôt que possible après l’expiration de l’exercice financier, les livres et états financiers de l’Association.

Le vérificateur remet son rapport au conseil d’administration, qui le soumet à l’assemblée annuelle.

Article 34 : Dissolution

La dissolution de l’Association ne pourra être prononcée que par le vote affirmatif de la majorité de tous les membres actifs, au cours d’une assemblée extraordinaire convoquée pour l’examen de la proposition de dissolution.

En cas de dissolution, les biens de l’Association après paiement des dettes, seront attribués selon la décision de l’assemblée.

Article 35 : Modification aux règlements

Les présents règlements ne peuvent être modifiés que suite à une résolution adoptée par le conseil d’administration, laquelle doit ensuite être approuvée à la majorité d’au moins les deux tiers (2/3) des membres réunis en assemblée extraordinaire convoquée à cette fin. Toute modification suggérée par les membres de l’Association doit être soumise par écrit à une assemblée du conseil d’administration. Après étude de la modification suggérée, celui-ci, s’il juge à propos de l’adopter, la soumet pour approbation à l’assemblée des membres.

Article 36 : Procédure

Pour toutes les réunions de l’assemblée des membres ou du conseil d’administration toutes les fois que les règlements sont silencieux sur une question de procédure, c’est au code généralement reconnu qu’il faudra se référer.

Prière de considérer chaque titre et profession aussi bien au féminin qu'au masculin.

Adoptés le 31 mai 2004